Sådan arbejder Atlassian med projektledelse

Blogindlæg af Melanie Carasso, Program Manager ved Atlassian. Oversat af Translucent ApS.

---

Da jeg startede ved Atlassian i 2008 som den allerførste Engineering Program Manager var ”projektledelse” ikke et udtryk man hørte ret tit; ”programledelse” havde man aldrig hørt om. I dag har vi en håndfuld dedikerede projekt- og programledere, en lille klub, der mødes hver måned og diskuterer samt deler alt, hvad der vedrører projektledelse, og ikke mindst en støt voksende gruppe af medarbejdere, der udtrykker interesse i denne karrierevej. Nedenstående skriv er noget vi har sat sammen til de af vores medarbejdere, der går med ambitioner om at tilføje projektledelse til deres CV. Vi håber, at du også kan bruge det til noget.

Hvad laver en projektleder egentlig?

En projektleder er lidt ligesom en dirigent, hvor orkesteret er teamet, der arbejder på projektet. Projektlederen spiller ikke selv på instrumenterne, så at sige, da hans eller hendes primære funktion er at koordinere teamet og arbejdet fra start til slut. Dette inkluderer ansvaret for:

1. Teamets indsats igennem hele projektfasen
2. De foreløbige og endelig resultater af projektet
3. Vigtigst af alt er tilfredsheden (og ideelt set glæden) hos publikum; slutbrugerne, interne kunder, interessenter og projektgruppen selv

Projektlederen skal sørge for at projektet:

1. Kommer godt fra start og har veldefinerede mål samt at forudsætninger og krav er forståede
2. Bliver udført som planlagt og på kontrolleret vis
3. Er i stand til at navigere uden om forhindringer
4. Kan tilpasse sig forandringer i forhold til omfang og omstændigheder
5. Opnår alle målsætninger

Projektlederen er centrum for al kommunikation i projektets team samt med eventuelle andre interessenter: sponsor(er), ledelsen, interne kunder, andre teams, der arbejder på relaterede projekter samt andre interesserede parter.

En projektleder bruger forskellige værktøjer såsom planlægningssoftware (f.eks. Jira Agile Rapid Boards, OmniPlan, Gliffy-diagrammer, en simpel tabel eller et regneark, eller – dog sjældent ved Atlassian – Microsoft Project), mødeplanlægning (Jira Agile), statusrapporter, risikovurderinger, risikoworkshops, retrospectives (som nemt styres via Confluence) og så selvfølgelig tracking-software (Jira og Jira Agile).

En projektleder bruger også meget tid på at tjekke op på fremtidige opgaver og delmål, og at indhente de ting, der ikke er blevet leveret. I rollen som projektleder er det essentielt, at du mestrer at være både charmerende og irriterende!

Hvad gør en god projektleder fantastisk?

Ifølge en af (http://www.sebasolutions.com/about-seba-solutions/)guruerne inden for branchen, Dr. James Brown, handler det hele om forventning – (http://www.sebasolutions.com/dev/newsletter/?id=9)læs mere her. Og hans top-10 liste over succeskriterier er:

1. Sørg for at ansvaret ligger ved en og en alene (det gælder for alt - opgaver, risici, spørgsmål, antagelser, osv.)
2. Vær god til at skabe relationer
3. Sørg for at dit team og dine interessenter brænder for projektet
4. Tilstræb ikke at overbebyrde dig selv og dit team
5. Vær god til at prioritere; prioriter alt
6. Sørg for at dine mål, målsætninger og krav er smarte: specifikke, målbare, aftalte, realistiske, tidsbestemte
7. Find en metode til hurtigt at kunne identificere og løse problemer og konflikter – og sæt det i proces
8. Udarbejd og kræv fuldstændige risikovurderinger fra alle indsatsområder.
9. Forstå din planlægningshorisont og planlæg derefter
10. Du skal vide hvordan man følger op på en god måde

Hjørnestenene i projektledelse

Selvom vi her ved Atlassian er store fortalere for at være agile (red: omstillingsparate), så vil du være en bedre projektleder, hvis du lærer at forstå de grundlæggende elementer først, førend at du går lean. Hvilke metoder, du vælger at anvende, er ikke relevant, det handler om måden, du vælger at bruge dem på.

The Project Management Institute (PMI) har sammensat en usandsynlig tør og kedelig guide kaldet ”Project Management Book of Knowledge” (PMBOK). Guiden er delt ind i fem ”process groups” og ti ”knowledge areas”.

• Process Groups: Iværksættelse, Planlægning, Udførelse, Monitorering og Kontrol, og Afslutning
• Knowledge Areas: Integration, Omfang, Tid, Omkostninger, Kvalitet, HR, Kommunikation, Risici, Indkøb, og Interessenter.

Hvis ikke lige du brænder for at lære guiden udenad, eller har lyst til at kaste dig over alternativet PRINCE2, så start ud med at læse en af de anbefalede bøger, som du finder længere nede.

Bliv agil

Atlassian er per definition en agil virksomhed – vi udvikler os hurtigt og skifter ofte kurs, hvorfor agil projektledelse passer perfekt til os. Ligeså snart du har fået godt fast i de grundlæggende elementer, kan du koncentrere dig om at blive bedre til agil projektledelse.

• Læs mere om agil softwareudviklings oprindelse
• Få et overblik over hvordan Atlassian arbejder agilt
• Se webinars og læs nogle af de blogs og bøger, som er lister herunder
• Tag en snak med din lokale projektleder eller udviklingschef omkring deres brug af agil projektledelse, og spørg dem om du må sidde med ved næste planlægningsmøde eller retrospective
• Spørg din virksomhed om de tilbyder uddannelse i projektledelse eller se i afsnittet omkring uddannelser herunder

Gode webinars

En serie af gode webinars fra Agile Training (på engelsk):

• Agile Estimating & Planning
• Agile vs Traditional Roles
• Journey through the Agile Lifecycle

Gode blogs

(på engelsk)

• It’s a Project Manager’s World *
• Agile 101 blog *
• Mike Cohn’s blog *
• Scaling Software Agility

Gode bøger

Det basale:

• Steve McConnell - Rapid Development ***
• Steve McConnell - Software Estimation – Demystifying the Black Art ***
• Tom DeMarco_ - Peopleware: Productive Projects and Teams_
• Frederick P Brooks_- The Mythical Man-Month_

Om det agile:

• Mike Cohn - _Agile Estimating and Planning _***
• Ken Schwaber - Agile Project Management with Scrum *
• Craig Larman - Agile & Iterative Development
• Jim Highsmith - Agile Project Management

Uddannelse

Det basale:

• Du kan opnå certificering som Project Management Professional (PMP) fra PMI ved at læse op til samt tage en eksamen, der er baseret på PMBOK (se ovenfor). Hvis du overvejer at tage PMP’en, kan vi anbefale denne bog som vejledning.
• PRINCE2, der oprindeligt er udarbejdet af den britiske regering, er et alternativ til PMBOK metoden.

Fokus på det agile:

• Scrum er en måde at arbejde med agil udvikling, der praktiseres af nogle af vores teams ved Atlassian. Du kan opnå certificering som Certified ScrumMaster.
• agiletraining.com (de er placeret i USA) tilbyder en række agile kurser, inklusiv Agile Project Management.
• www.softed.com tilbyder også en række agile kurser (de er placeret i Australien).
• PMI tilbyder certificering som Agile Certified Practicioner.

Atlassianske skabeloner

Indtil for nylig var det fuldstændig utænkeligt overhovedet at tale om egentlige skabeloner, for den måde vi arbejder på her i Atlassian. Vi er jo en opstartsvirksomhed! (en stor, sund opstartsvirksomhed med 11 år på bagen). Heldigvis skipper vores teams af ingeniører stadig produkter afsted via klassiske agile værktøjer såsom erfaring fra andre brugere, planlægningsmøder, iterationer, kanban boards, retrospectives, osv. Men vi er nu også begyndt at arbejde på projekter, der spænder på tværs af afdelinger, og involverer folk, der måske aldrig har arbejdet sammen før, og med opgaver som vi aldrig før har prøvet kræfter med. I den forbindelse har vi set en fordel i at have en række simple skabeloner, der sikrer, at de teams kommer hurtigt i gang. Her er nogle af vores mest brugte skabeloner (som PDF’er):

Atlassian Project Scoping Questions template

Atlassian Idea Elevator Pitch template

Atlassian Stakeholder Interview template

Atlassian Risk Register template

Atlassian Risk Workshop template

Atlassian Project Status template

Atlassian Project Plan template

Atlassian Project Scoping Questions template

(De er eksporteret fra originalerne i Confluence, hvor de hver især fremgår som en individuel side og i en pænere formatering - hvis ikke du bruger Confluence, foreslår vi at du bytter lidt rundt på indholdet i skabelonerne, så det mest kritiske indhold står øverst, og dokumenter såsom Project Plan, hvis muligt, kan være på en enkelt side). Vi tilpasser dem løbende, efterhånden som vi rigtig får brugt dem; vi vil også rigtig gerne have feedback fra jer.

Karriereveje

Hvis du allerede nu har en rolle som projektleder, så sidder du måske og overvejer hvad det næste skridt er i forhold til din karriere. En mulig retning kunne være program- og porteføljeledelse.

Program: Når man sammenkobler projekter, for at opnå fordele, der ikke kan opnås, hvis man styrer projekterne hver for sig. Har et bredt anvendelsesområde, der, om nødvendigt, må ændres så man opnår de forventede fordele.

Portefølje: “Hvis projekt- og programledelse er de værktøjer, vi bruger for at gøre arbejdet rigtigt, er porteføljeledelse værktøjet til at gøre det rigtige stykke arbejde. Porteføljeledere overvåger en række projekter og programmer og andre typer af opgaver, som man har samlet, for at sikre at man opnår de strategiske forretningsmål.” (kilde)

Herunder finder du et par kilder til videre inspiration.

Webinars:

Agile Training webinars:

• Agile Portfolio Planning with Kanban

• Rethinking Portfolio and Capacity Planning

Blogs:

• Greg Githens’ to blogs Leading Strategic Initiatives og Strategic Thinking Coach **
• Expert Program Manager blog
• Agile 101 blog

Bøger:

• James Brown - The Handbook of Program Management ***
• Johanna Rothman - Manage Your Project Portfolio *
• Anand Sanwal - Optimising Corporate Portfolio Management * Simon Moore - _Strategic Project Portfolio Management _***
• PMI’s The Standard for Program Management and The Standard for Portfolio Management (du finder begge på dette website) dette website
• Jochen Krebs - Agile Portfolio Management
• Dean Leffingwell - Scaling Software Agility

Jeg håber du kan bruge denne guide, og jeg vil ønske dig al held og lykke med din næste “koncert” som projektleder.